Индивидуальным предпринимателем и ООО при заключении договора поставки товаров!
Какие документы нужно запросить у контрагента перед заключением договора?
Набор документов, которые надо запросить у контрагента после проверки его на благонадежность, зависит от того, кто именно выступает контрагентом. Перечень документов будет разный:
- для российских компаний;
- для иностранных компаний;
- для индивидуальных предпринимателей и самозанятых.
Документы, которые нужно запросить у российской организации
У юридического лица нужно запросить:
— копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица (ОГРН) либо копия свидетельства о перерегистрации юридического лица, зарегистрированного до 1 июля 2002 г.;
— копия свидетельства о постановке на налоговый учёт (ИНН);
— копия устава (все страницы действующей редакции);
— копии листов записей ЕГРЮЛ (при их наличии) по всем изменениям с приложением документов оснований на внесение данных изменений;
— документы, подтверждающие полномочия руководителя юридического лица (решение учредителя о назначении руководителя или протокол);
— копия паспорта руководителя (с обязательным указанием регистрации по месту жительства) и предъявлением оригинала документа;
— копию приказа или копию доверенность (в случае, если договор подписывает
не единоличный исполнительный орган юридического лица или иное лицо, имеющее право по учредительным документам действовать без доверенности), подтверждающие полномочия лица, подписывающего договор;
— копию справка из Госкомстата о присвоении кодов;
— копию штатного расписания и 1-й лист РСВ с отметай ФНС о приеме;
— копию бухгалтерского баланса с отметкой о принятии органами контроля ФНС;
— при применении системы налогообложения — ОСНО необходимо предоставить копию деклараций НДС и Прибыль за последние 4 квартала предшествующие дате заключения договора;
— копию договора аренды (действующего) или свидетельство о гос-регистрации если имущество в собственности ЮЛ на офисные и складские помещения;
-карточка юридического лица (Приложение № 1) -заполняется инициатором заключения договора.
Документы, которые нужно запросить у иностранной компании
ри запросе документов у иностранной компании нужно учитывать две особенности.
1. Документы, подтверждающие правовой статус иностранной компании (устав, учредительный договор, сертификат об инкорпорации и т. д.), нужно сначала перевести на русский язык и легализовать, если в законе нет возможности удостоверить их с помощью апостиля.
Перечень документов, для представления которых необходим апостиль, содержится в ст.1 Гаагской конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, участником которой является и Россия. Если страна происхождения контрагента не участник этой конвенции, то все ее официальные документы нужно легализовывать.
Эти же требования распространяются на доверенность лица, которое будет подписывать договор, а также на другие официальные документы.
2. У иностранной компании нужно запросить выписку из торгового реестра ее страны. В этой выписке компания должна значиться как «действующая». Если контрагент не представит такую выписку или в выписке будет указан текущий статус компании – «прекращено», то договор заключать не стоит.
Если в иностранном государстве не ведется торговый реестр (например, в Великобритании), то вместо выписки из торгового реестра нужно запросить документ, который подтверждает благополучное состояние компании. Его нужно получить в стране, в которой зарегистрирована компания.
Документы, которые нужно запросить у индивидуального предпринимателя
— копия свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя (ОГРНИП);
— копия свидетельства о постановке на налоговый учёт (ИНН);
— копия паспорта индивидуального предпринимателя (с обязательным указанием регистрации по месту жительства) и предъявлением оригинала документа;
— копия нотариальной доверенности лица, уполномоченного на заключение договора (в случае подписания договора не индивидуальным предпринимателем, а лицом, уполномоченным на заключение договора доверенностью);
— копию справка из Госкомстата о присвоении кодов;
— копию штатного расписания или 1-й лист РСВ с отметай ФНС о приеме;
-карточка юридического лица (Приложение № 1)-заполняется инициатором заключения договора.
Что делать, если потенциальный контрагент отказывается представлять отдельные документы?
1. По итогам проведенной проверки специалист вашей компании пришел к выводу, что контрагент:
- зарегистрирован недавно;
- похож на фирму-однодневку;
- имеет долги по налогам;
- не сдает отчетность в налоговую инспекцию;
- имеет запись о недостоверности сведений в ЕГРЮЛ.
Если есть хотя бы один из признаков, стоит выяснить причины. И если сомнения не исчезли, то с таким контрагентом лучше не заключать договор. Так как ристки реальны и обозначены.
2. По итогам проверки не обнаружены негативные факторы. В таком случае открытых юридических рисков нет, однако даже в этом случае риски будут больше, чем в ситуации, когда контрагент представит необходимые документы.
Чтобы уменьшить налоговые риски, нужно сохранить письменный запрос документов, который контрагент оставил без ответа. В случае спора с налоговой инспекцией на этот запрос можно сослаться, чтобы доказать, что компания проявила должную осмотрительность.
Чтобы уменьшить риски неисполнения договора, имеет смысл предложить потенциальному контрагенту, который отказывается представить документы, обеспечить исполнение договора. Например, представить банковскую гарантию, поручительство, залог.
